請求書や見積書、領収書をPDFファイルに変換して、送るときに印鑑をどうしようと頭を悩ますことがあります。
印刷して印鑑を押したあと、パソコンにスキャナーで取り込むといった工程は非常に面倒です。このようなときに便利なのが、電子印鑑です。
配布用の資料の社外秘、禁複製、閲覧済といった押印にも使えます。ここではそんな便利に使える電子印鑑の作成方法を紹介します。
Excelを使う
印鑑はExcelで簡単に作れます。Excelなら多くの企業がオフィスソフトとして採用しており操作に慣れている方も多く使いやすいでしょう。画像を編集するソフトで印影を作ることもできますが、使用している方は少ないでしょう。
電子印鑑はExcelで作成した印影をパソコンやクラウドストレージに保存して、印鑑を押す場面で画像として書類に挿入して使用します。
Excelで印鑑を作る方法
Excelで印鑑を作るときには、最初に印影を作ります。まず、リボンにある挿入ボタンを選択して、テキストグループからワードアートをクリックしてください。リストが表示されるので、このなからプレーンなスタイルの文字を選びます。
一番デザインのない左上にあるものを選択するといいでしょう。すると、点線で囲まれた枠に文字を入力できるようになっています。ここに、印影に使用する一文字目を入力しましょう。文字サイズとフォントもここで選べます。
フォントは本物の印鑑と同じスタイルのものを選ぶと良いでしょう。電子印鑑を押したときに、印鑑として見栄えがします。そして、一文字目のフォントを選択後、文字のカラーを赤にしましょう。
リボンのAの文字の下に線が引いてあるところをクリックします。すると、カラーが選択できるので赤を選んでください。一文字目ができたらコピーして、Excelのシート内の他のところにペーストしておきます。次は、二文字目に取りかかります。
一文字目を作成した枠内の文字を変更してください。これを必要な文字数分同じ作業を繰り返します。続いて、作成した文字を並べて、印鑑の周りの丸枠を作ります。リボンにある挿入を選択して、図形から楕円を選びましょう。
楕円が選べたら、楕円の色を変えていきます。楕円を右クリックして枠の線部分を赤色に、楕円の内部は透明に塗りつぶしましょう。印鑑の丸枠ができたので、作成した文字を楕円の中に移動させましょう。移動させた後は、右クリックするとグループ化を選択できるのでこれを選んでください。
そうすると、さらにグループ化の項目が現れます。
これを選択すると、文字と楕円をグループ化できます。グループ化が完了したら、これをコピーしましょう。そして、Excelの空いている部分に図として貼り付けを選んで、ペーストしておきます。その後、文字と楕円をダブルクリックすると、図ツールがリボンに表示されます。
トリミングが選択できるようになっているので、選んで印鑑の余白部分を縮小してください。Excelでの作業はここで終わりになり、ここまで来ると印鑑完成までもう少しです。
印鑑を保存する
Windowsに標準装備されているペイントソフトを起動しましょう。ペイントにExcelで作成した印鑑をコピーして貼り付けます。印鑑を貼り付けたら、ペイントのサイズを縮めましょう。右端にある小さな四角をクリックしたまま動かすとサイズを変えられます。
そして、印鑑を画像として保存しておきますが、ペイントのメニューから名前を付けて保存を選びます。また、拡張子が選べるようになっているので、PNGやJPEGなど好みのものを選択してください。なお、幅広く使える拡張子を選んでおくと、のちのち困ることも少ないはずです。
保存後は、実際に印鑑が使用できるか確認しましょう。Excelのリボンから挿入を選択し、印鑑の画像が選べるか見てみましょう。挿入をクリックして画像を選ぶと、印鑑の作成が上手くいっているなら印鑑の画像を選択できるはずです。
別ウィンドウが開くのでここで印鑑を選択して、挿入を選ぶとExcelに貼り付けられます。印鑑を無事貼り付けられたら作成作業は完了です。この後は、必要なときに同じ挿入の手順を踏むといつでも印鑑を使用できます。
印鑑作成ツール
ここまでは、Excelを使った電子印鑑作成方法を紹介しましたが、web上で印鑑を作ることもできます。例えば、郵便局では公式サイトで手作りハンコツールというツールを提供しています。無料で利用できますし、出来上がったものは電子印鑑としてPDFファイルにも使えます。
印鑑の作り方もいたって簡単です。まず、手づくりハンコ作成ツールのトップページに行きましょう。そして、文字をハンコにするを選んで、デザインを決めていきます。枠は四角、丸、芋版から希望のものを選び、文字にインクか背景にインクのいずれかを選択します。
次に、インクのカラーを決めて、文字を入力しましょう。次へをクリックすると印鑑が作成されており、ここで微調整できるようになっています。出来上がった印鑑がイメージと少し違った場合は文字を拡大したり、縮小したり、移動させたりと調整できます。
調整が済んで完成／次をクリックすると、印鑑の完成です。完成した印鑑はダウンロードできるようになっています。ダウンロードボタンがあるので、クリックして任意のファイルに印鑑をダウンロードしましょう。この他には、株式会社白舟書体でもWeb認印という名で電子印鑑作成サービスを無料で提供しています。
フリーソフトで作る
印鑑を作成できるフリーソフトもあります。Vectoなどフリーソフト配布サイトで、ダウンロードして無料使用できるものがいくつかあります。いろいろとありますが、クリックスタンプやクリックスタンパーは使いやすくていいでしょう。
OSはWindows XPからWindows 10までに対応しています。印影もさまざまなものが作成でき、印鑑はExcelやWordにも使えます。
電子印鑑のメリットデメリット
電子印鑑は業務の効率化に貢献してくれるものです。今までなら印刷した文書に一つ一つ捺印するという作業が必要でした。しかし、電子印鑑を使用すると、パソコン上で押印でき判を押す作業が不要になります。一度文書に捺印すると、判を押した文章が作成されています。
印鑑を押すためにExcelやPDFファイルを一度印刷するといったことも省けるので、紙代やインク代も節約できるでしょう。しかし、電子印鑑はコピーが簡単にできてしまうというデメリットもあります。コピーされてしまえば悪用されてしまうこともあるでしょう。
どのようなことに使用されるかわからないので、セキュリティ対策を徹底しておく必要があります。